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人力資源管理制度案例 

第一部分 綜合管理制度部分

三、水木知行文件與檔案管理制度——檔案管理

第十七條  歸檔文件的檢查：
?檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
?文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
?與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
?歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
?永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產所有權證及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。
?十年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存十年的文書。
?五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存五年的文書。
?一年保存：無長期保存必要者。
?須銷毀的文件須經綜合管理部部長批準，并派專人監銷。
第十八條  檔案文件的調用：
?各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門負責人批準后由綜合管理部檔案管理員調閱；
?檔案管理員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催；
?于檔案室當場借閱者，可免填“調卷單”；
?檔案歸還時，經秘書核查無誤并于"調卷單"填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾，“調卷單”由管檔人員留存備查；
?檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理；
?調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損；
?調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自授受；
?調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總經理、綜合管理部部長同意。
?公司重要檔案須經總經理批準后方可調卷。
第十九條  聲像檔案管理：
?聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質等及文字說明兩部分組成；
?聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統一管理；
?聲像檔案種類：
?反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
?各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；
?本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；
?涉及北京水木知行人力資源管理咨詢公司權益的聲像資料；
?其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；
?其它具有保存價值的聲像資料。
第二十條  電子文檔管理：
水木知行績效管理咨詢公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。
第四章  附   則
第二十一條  本制度由綜合管理部負責解釋。
第二十二條  綜合管理部負責本制度的修改。
第二十三條  本制度經總經理批準后生效，自公布之日起實施。

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以上管理制度是水木知行績效管理咨詢公司研發成果，版權歸水木知行所有，任何形式復制、轉載使用請注明來自水木知行網站。

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